Resumen o introducción:
El propósito de este documento es presentar el paso a paso para la ejecución del proceso de firma en Firma Seguro haciendo uso de la funcionalidad de ordenar los firmantes, abarcando todo el procedimiento que debe llevarse a cabo para el uso correcto de la misma; esto, con la intención de que los usuarios comprendan la manera en que pueden ordenar los firmantes.
Las opción de ÓRDENES DE LOS FIRMANTES le permitirán indicar el orden específico en que cada firmante deberá firmar el documento, siempre y cuando los firmantes no hayan realizado el proceso de firma.
CONTENIDO
RECOMENDACIONES GENERALES
ANÁLISIS Y DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO
Funcionalidad. Órdenes de los Firmantes
GLOSARIO
Firma Electrónica Simple: Permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos (OTP).
Firma Electrónica Certificada: Incorpora un certificado de firma digital emitido por una entidad de certificación.
OTP Llamada: permite que el firmante valide el código de la clave temporal única para la firma, a través de una llamada.
OTP SMS: permite que el firmante valide el código de la clave temporal única para la firma, a través de un mensaje de texto.
OTP Email: permite que el firmante valide el código de la clave temporal única para la firma, a través de un correo electrónico.
OTP Whatsapp: permite que el firmante valide el código de la clave temporal única para la firma, a través de su WhatsApp.
Estampa cronológica de tiempo: es una adición del certificado digital que permite garantizar el proceso de firma, dejando un sello del momento exacto en que se efectuó la firma digital.
RECOMENDACIONES GENERALES
Tener a la mano el celular y el correo electrónico abierto para poder realizar las autenticaciones requeridas
Contar con conexión a internet (Wifi - Datos móviles)
La persona que va a enviar el documento para la firma, deberá tener listo el documento en formato .pdf para adjuntarlo en el formulario de firma
Deberá tener la información de los firmantes del documento:
Número de documento de identidad
Tipo de documento de identidad
Nombre completo
Correo electrónico (por favor, validar que quede muy bien diligenciado)
Número de celular (por favor, validar que quede muy bien diligenciado)
ANÁLISIS Y DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO
Previo a iniciar el proceso de firma usted deberá contar con credenciales de ingreso a la plataforma e ingresar a la misma.
Funcionalidad. Órdenes de los Firmantes
Dar clic sobre el menú de NUEVA FIRMA.
Imagen 1.
2. Luego deberá indicar si la firma la realizarán otros y usted o sólo otros.
Imagen 2.
3. Deberá indicar el plazo máximo de firmado de los documentos, el tipo de saldo (firmas o documentos - OTP WhatsApp), el método de firma (firma electrónica simple o firma electrónica certificada) y finalmente, podrá seleccionar las opciones de evidencia manuscrita y evidencia fotográfica si así lo desea, podrá seleccionar la que considere necesaria o en caso de que no requiera ninguna de estas evidencias, las podrá dejar sin selección. Luego deberá dar clic en SIGUIENTE.
Imagen 3.
4. Luego deberá adjuntar el documento que se enviará para la firma respectiva de los firmantes. Y luego debe dar clic en INICIAR EL PROCESO.
Imagen 4.
Imagen 5.
5. Luego visualizará la información del remitente y en caso de que requiera devolverse al formulario anterior para cambiar el documento, podrá dar clic en “Atrás”, para continuar con el proceso deberá dar clic en DESTINATARIOS.
Imagen 6.
6. Luego deberá ingresar la información de los firmantes: número de documento, tipo de documento, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido, correo electrónico, indicativo, número de celular y método de autenticación, es decir, OTP email, OTP llamada, OTP SMS y OTP WhatsApp.
Imagen 7.
7. Para agregar a más firmantes deberá dar clic en AGREGAR FIRMANTE e indicar la información correspondiente de cada uno. Y posteriormente deberá dar clic en ORDENAR FIRMANTES.
Imagen 8.
8. Visualizará un formulario con el orden de los firmantes de acuerdo al orden en que fueron ingresados en el formulario anterior; para cambiar este orden deberá inicialmente seleccionar la opción de “Ordenar Firmante”, luego deberá arrastrar cada firmante a la posición en la cual considera que deberá realizar la firma. Tenga presente que el orden que especifique en este formulario, es el orden en que le llegará la notificación a cada firmante para que realice la firma correspondiente.
Imagen 9.
Imagen 10.
Imagen 11.
9. Luego de ordenar los firmantes, deberá dar clic en MENSAJE.
Imagen 12.
10. Deberá indicar el mensaje que visualizarán los firmantes en sus correos electrónicos, tanto el asunto del correo, como el cuerpo. Y finalmente deberá dar clic en ENVIAR A FIRMANTES.
Imagen 13.
11. Cuando el documento haya sido firmado por las partes, será notificado a través del correo electrónico, y podrá estar validando a través del menú de MIS FIRMAS.
Imagen 14.
12. En caso de que luego de crear el caso de firma, desee ordenar nuevamente los firmantes, podrá ubicarse en el menú MIS FIRMAS, consultar el caso específico; luego dar clic en ORDENAR FIRMANTES y ubicar cada firmante en el orden que se requiere.
Imagen 15.
Imagen 16.
Imagen 17.
Imagen 18.